Wat moet er minimaal in
- Ziekmeldprocedure (wie, wanneer, hoe).
- Bereikbaarheidsregels tijdens ziekte.
- Rol bedrijfsarts & casemanager.
- Re-integratie-stappen Poortwachter.
- AVG-conforme dossiervorming (géén medische gegevens bij werkgever!).
- Sanctiebepalingen.
- Verwijzingen naar Wet verbetering poortwachter.
Dag 1: de ziekmelding
Voorbeeldtekst: 'Meld je vóór 9:00 ziek bij je direct leidinggevende, telefonisch (geen WhatsApp). Geef door: verwachte duur, of werk gerelateerd is, of werkaangepast mogelijk is, telefoonnummer waarop bereikbaar. Géén diagnose vermelden: dat mag werkgever niet vragen.' Leidinggevende registreert in HRM-systeem zonder medische info.
Week 1 t/m 6: opstartfase
Dag 7: contact onderhouden (telefonisch of bezoek). Week 2: bedrijfsarts inschakelen bij vermoeden >6 wkn uitval (of standaard). Week 6: probleemanalyse door bedrijfsarts. Week 8: plan van aanpak Wet Poortwachter opstellen samen met werknemer. Termijnen overschrijden = loonsanctie-risico.
Maand 6 t/m 24: vervolg
Elke 6 weken: evaluatie plan van aanpak. Eerstejaarsevaluatie rond week 52. Spoor 2 opstarten als spoor 1 stagneert (week 42–52). Re-integratieverslag opstellen vanaf week 87. WIA-aanvraag week 91. Voor checklist zie re-integratieverslag en loonsanctie UWV voorkomen.
Sancties en handhaving
Werknemer werkt niet mee aan re-integratie → loon opschorten of stopzetten (na schriftelijke waarschuwing!). Werkgever schiet tekort → UWV-loonsanctie tot 52 weken extra loondoorbetaling. Beide: laat een arbo-jurist of casemanager meekijken. Een goed protocol voorkomt 90% van de geschillen.
Download & implementatie
Het protocol moet ondertekend zijn door OR/PVT (instemmingsrecht art. 27 WOR) en via personeelshandboek aan iedereen verstrekt. Update elke 2 jaar of bij wetswijziging. Wil je een op maat gemaakt protocol voor jouw bedrijf? Vraag het Joop.
Zie ook
Neem in je protocol ook op wat je doet bij een geweigerde ziekmelding, vakantie tijdens ziekte en ziekte in de proeftijd.
Handig om verder te lezen
Een invulbaar voorbeeld vind je bij de gratis verzuimtemplates.
Premie-vergelijker
Zie in 2 minuten wat een verzuimverzekering voor jouw loonsom ongeveer kost.
Verzuim voorkomen
De vier hefbomen waarmee werkgevers verzuim structureel omlaag krijgen, plus het preventiebudget uit je polis.
Naar de preventiegidsGratis polischeck
Stuur je huidige polis in en krijg binnen twee werkdagen te horen wat je mist, dubbel betaalt of kunt besparen.
Start de polischeck- 1
Situatie delen
Loonsom, aantal medewerkers en je huidige polis. Meer is niet nodig.
- 2
Offertes ophalen
Joop vraagt 4 tot 6 offertes op en legt dekking en voorwaarden naast elkaar.
- 3
Kiezen en regelen
Je krijgt één helder advies. Overstappen regelen wij, inclusief opzegging.
Liever even sparren met Joop?
Eén gesprek van 15 minuten. Je weet daarna of je polis klopt en wat een betere dekking kost.
Verzuim-expert sinds 1999 · onderdeel van VDBS (sinds 1948)
Joop helpt sinds 1999 werkgevers met verzuim. Specialist in WGA-eigenrisicodragerschap, verzuimverzekeringen en re-integratie. Schrijft vanuit 27 jaar adviespraktijk.